KSeF із 2027 року: що потрібно підготувати малому бізнесу?

З 1 січня 2027 року завершується перехідний період у Національній системі електронних рахунків-фактур Польщі (Krajowy System e-Faktur, KSeF) для найменших підприємців. Компанії, які досі могли виставляти рахунки-фактури поза системою завдяки місячному ліміту в 10 тис. злотих брутто, повинні будуть перейти на нові правила. Це стосується також невеликих підприємств, які працюють у Любліні та Люблінському воєводстві.

До кінця 2026 року залишилося менше двох місяців. Цей час варто використати для перевірки доступу до системи, вибору програми для виставлення рахунків-фактур та узгодження порядку роботи з бухгалтером або бухгалтерською фірмою. Не кожному підприємству потрібне платне програмне забезпечення, проте кожен підприємець, на якого поширюється обов'язок, повинен розуміти, як правильно виставляти та отримувати рахунки-фактури.

KSeF: кого стосуватиметься обов'язок із 2027 року?

KSeF є державною системою для виставлення, отримання та зберігання структурованих рахунків-фактур, тобто електронних документів установленого формату. Обов'язкове використання системи запроваджується поетапно:

• З 1 лютого 2026 року для платників податків, у яких вартість продажів з урахуванням податку у 2024 році перевищила 200 млн злотих.
• З 1 квітня 2026 року для решти підприємців, за винятком випадків, передбачених законодавством.
• З 1 січня 2027 року для найменших підприємців, які користуються тимчасовим послабленням, пов'язаним із місячним лімітом у 10 тис. злотих брутто.

Остання дата не означає, що всі невеликі підприємства можуть відкладати впровадження системи до січня. Деякі з них уже раніше підпали під дію нових правил, оскільки перевищили встановлений ліміт або не відповідали умовам тимчасового звільнення.

Як працює місячний ліміт у 10 тис. злотих?

До 31 грудня 2026 року підприємець може продовжувати виставляти рахунки-фактури поза KSeF, якщо загальна вартість продажів, документованих рахунками-фактурами, що підлягають обов'язковому оформленню через KSeF, не перевищує 10 тис. злотих брутто на місяць. Водночас ідеться не про загальний оборот підприємства.

До зазначеного ліміту, зокрема, не включаються продажі споживачам, оформлені споживчими рахунками-фактурами, а також продажі, які обліковуються виключно через касовий апарат. Обов'язок виставляти споживчі рахунки-фактури через KSeF не запроваджено. Такі документи можна оформлювати в системі добровільно.

Приклад: невелика компанія, яка надає послуги, виставила в листопаді три рахунки-фактури по 2500 злотих брутто кожен. Загальна сума становить 7500 злотих, тому підприємець може продовжувати користуватися тимчасовим послабленням. Однак якщо він виставить ще один рахунок-фактуру на 3000 злотих брутто, загальна сума досягне 10 500 злотих. Уже цей четвертий рахунок-фактура повинен бути виставлений через KSeF, як і всі наступні документи, на які поширюється відповідний обов'язок.

Після перевищення ліміту повернутися до виставлення таких рахунків-фактур поза системою не можна, навіть якщо наступного місяця їхня загальна вартість знову буде нижчою за 10 тис. злотих.

Докладні роз'яснення та приклади доступні на офіційній сторінці KSeF, присвяченій ліміту в 10 тис. злотих.

Отримувати рахунки-фактури через KSeF потрібно вже зараз

Важливо розрізняти виставлення та отримання документів. Навіть підприємці, які можуть виставляти рахунки-фактури поза KSeF до кінця 2026 року, за загальним правилом уже зобов'язані отримувати їх через систему. Обов'язок отримувати рахунки-фактури через KSeF діє з 1 лютого 2026 року, за винятками, передбаченими законодавством.

Це означає, що невелике підприємство повинно мати можливість перевіряти рахунки-фактури, виставлені постачальниками та контрагентами через KSeF. Варто заздалегідь узгодити з бухгалтерською фірмою, хто відповідатиме за їх отримання та перевірку.

Як підготувати підприємство до 1 січня 2027 року?

До кінця року підприємцю варто виконати кілька основних дій:

• 1. Перевірити термін виникнення обов'язку. З'ясувати, чи підприємство продовжує користуватися перехідним періодом, чи вже повинно було почати виставляти рахунки-фактури через KSeF.
• 2. Отримати доступ до системи. Підприємець, який веде одноосібну господарську діяльність, може скористатися, зокрема, довіреним профілем Profil Zaufany або кваліфікованим електронним підписом. Компанія, яка не має відповідної кваліфікованої електронної печатки, за загальним правилом повинна призначити уповноважену особу за допомогою форми ZAW-FA.
• 3. Вибрати інструмент для виставлення рахунків-фактур. Можна скористатися безкоштовними застосунками Міністерства фінансів або бухгалтерською програмою, інтегрованою з KSeF.
• 4. Надати необхідні повноваження. Якщо рахунки-фактури обробляє бухгалтер, бухгалтерська фірма або працівник, необхідно визначити обсяг доступу до системи.
• 5. Протестувати виставлення рахунків-фактур. Варто заздалегідь ознайомитися з тестовим середовищем і перевірити правильність роботи вибраного програмного забезпечення.
• 6. Визначити порядок дій у разі виникнення проблем. Необхідно знати, що робити у випадку недоступності KSeF або технічних труднощів.

Чи потрібно купувати програму для KSeF?

Ні. Міністерство фінансів надає безкоштовні рішення, зокрема Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF та e-mikrofirma. Для підприємця, який виставляє кілька рахунків-фактур на місяць, таких інструментів може бути достатньо.

Підприємствам, які оформлюють більше документів, здійснюють інтернет-продажі або використовують складні бухгалтерські системи, може знадобитися додаткова інтеграція. Однак перед придбанням програми варто перевірити, чи підтримує наявне програмне забезпечення KSeF і чи не входить необхідне оновлення до вже оплаченого тарифу.

Обов'язок використовувати KSeF поширюється також на платників податків, звільнених від сплати податку на додану вартість (VAT), якщо вони виставляють рахунки-фактури, що підпадають під нові правила. Саме по собі звільнення від VAT не означає звільнення від KSeF.

Що зі штрафами за помилки в KSeF?

20 жовтня 2026 року Рада міністрів Польщі схвалила законопроєкт, який передбачає відтермінування застосування грошових штрафів за помилки, пов'язані з KSeF, до 31 грудня 2027 року. Законопроєкт надійшов до Сейму, однак на дату підготовки матеріалу ще не набув чинності.

Запропоновані зміни покликані полегшити підприємцям адаптацію до системи. Однак вони не означають перенесення самого терміну обов'язкового виставлення рахунків-фактур через KSeF або звільнення від правильного податкового обліку. Докладніша інформація міститься в повідомленні Міністерства фінансів від 20 жовтня 2026 року.

Для найменших підприємств головне зараз підготувати доступ до KSeF, перевірити порядок виставлення рахунків-фактур та узгодити організацію роботи з бухгалтерією до 1 січня 2027 року. Якщо відкласти ці дії на останній день грудня, розпочати роботу в новій системі без зайвих труднощів буде значно складніше.