KSeF od 2027 roku: co musi przygotować mała firma?

Od 1 stycznia 2027 roku kończy się okres przejściowy w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF) dla najmniejszych przedsiębiorców. Firmy, które dotychczas mogły wystawiać faktury poza systemem ze względu na miesięczny limit 10 tys. zł brutto, będą musiały dostosować się do nowych zasad. Dotyczy to również niewielkich działalności gospodarczych prowadzonych w Lublinie i województwie lubelskim.

Do końca 2026 roku pozostały niespełna dwa miesiące. Warto wykorzystać ten czas na sprawdzenie dostępu do systemu, wybór programu do fakturowania i ustalenie zasad współpracy z księgową lub biurem rachunkowym. Nie każda firma potrzebuje płatnego oprogramowania, ale każda objęta obowiązkiem powinna wiedzieć, jak prawidłowo wystawiać i odbierać faktury.

KSeF: kogo obejmuje obowiązek od 2027 roku?

KSeF to państwowy system służący do wystawiania, odbierania i przechowywania faktur ustrukturyzowanych, czyli dokumentów elektronicznych zapisanych w określonym formacie. Obowiązek korzystania z niego jest wprowadzany etapami:

• Od 1 lutego 2026 roku dla podatników, których wartość sprzedaży wraz z podatkiem przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku.
• Od 1 kwietnia 2026 roku dla pozostałych przedsiębiorców, z przewidzianymi w przepisach wyjątkami.
• Od 1 stycznia 2027 roku dla najmniejszych przedsiębiorców korzystających z czasowego ułatwienia związanego z limitem 10 tys. zł brutto miesięcznie.

Ostatni termin nie oznacza, że wszystkie małe firmy mogą czekać z wdrożeniem do stycznia. Część z nich już wcześniej została objęta obowiązkiem, ponieważ przekroczyła wskazany limit albo nie spełniała warunków przejściowego zwolnienia.

Jak działa limit 10 tys. zł miesięcznie?

Do 31 grudnia 2026 roku przedsiębiorca może nadal wystawiać faktury poza KSeF, jeżeli łączna wartość sprzedaży dokumentowanej fakturami podlegającymi obowiązkowi KSeF nie przekracza w danym miesiącu 10 tys. zł brutto. Nie jest to jednak limit całego obrotu firmy.

Do tego limitu nie wlicza się między innymi sprzedaży na rzecz konsumentów, udokumentowanej fakturami konsumenckimi, ani sprzedaży ewidencjonowanej wyłącznie na kasie fiskalnej. Obowiązek wystawiania faktur konsumenckich w KSeF nie został wprowadzony. Takie dokumenty można wystawiać w systemie dobrowolnie.

Przykład: niewielka firma usługowa wystawiła w listopadzie trzy faktury po 2500 zł brutto każda. Łączna wartość wynosi 7500 zł, więc przedsiębiorca może nadal korzystać z ułatwienia. Jeżeli jednak wystawi kolejną fakturę na 3000 zł brutto, suma wzrośnie do 10 500 zł. Już ta czwarta faktura musi zostać wystawiona w KSeF, podobnie jak wszystkie następne faktury objęte obowiązkiem.

Po przekroczeniu limitu nie można wrócić do wystawiania takich faktur poza systemem, nawet jeżeli w kolejnym miesiącu ich łączna wartość ponownie spadnie poniżej 10 tys. zł.

Szczegółowe wyjaśnienia i przykłady są dostępne na oficjalnej stronie KSeF poświęconej limitowi 10 tys. zł.

Odbieranie faktur jest obowiązkowe już teraz

Ważna różnica dotyczy wystawiania i odbierania dokumentów. Nawet przedsiębiorcy, którzy mogą wystawiać faktury poza KSeF do końca 2026 roku, co do zasady muszą już odbierać faktury za pośrednictwem systemu. Obowiązek ich otrzymywania obowiązuje od 1 lutego 2026 roku, z wyjątkami określonymi w przepisach.

Oznacza to, że mała firma powinna mieć możliwość sprawdzania faktur wystawianych przez dostawców i kontrahentów w KSeF. Warto ustalić z biurem rachunkowym, kto odpowiada za ich pobieranie i kontrolowanie.

Jak przygotować firmę do 1 stycznia 2027 roku?

Przed końcem roku przedsiębiorca powinien wykonać kilka podstawowych czynności:

• 1. Sprawdzić termin obowiązku. Ustalić, czy firma nadal korzysta z okresu przejściowego, czy już wcześniej powinna wystawiać faktury w KSeF.
• 2. Uzyskać dostęp do systemu. Osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą może korzystać między innymi z Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Spółka, która nie posiada odpowiedniej pieczęci kwalifikowanej, co do zasady musi wskazać uprawnioną osobę przez formularz ZAW-FA.
• 3. Wybrać narzędzie do fakturowania. Można skorzystać z bezpłatnych aplikacji Ministerstwa Finansów albo programu księgowego zintegrowanego z KSeF.
• 4. Nadać odpowiednie uprawnienia. Jeżeli faktury obsługuje księgowa, biuro rachunkowe lub pracownik, należy ustalić zakres dostępu do systemu.
• 5. Przetestować wystawianie faktur. Warto wcześniej zapoznać się ze środowiskiem testowym i sprawdzić, czy wybrane oprogramowanie działa prawidłowo.
• 6. Ustalić procedurę na wypadek problemów. Trzeba wiedzieć, co zrobić w przypadku niedostępności KSeF lub trudności technicznych.

Czy trzeba kupować program do KSeF?

Nie. Ministerstwo Finansów udostępnia bezpłatne rozwiązania, w tym Aplikację Podatnika KSeF, Aplikację Mobilną KSeF oraz e-mikrofirma. Dla przedsiębiorcy wystawiającego kilka faktur miesięcznie takie narzędzia mogą być wystarczające.

Firmy wystawiające więcej dokumentów, prowadzące sprzedaż przez internet lub korzystające z rozbudowanych systemów księgowych mogą potrzebować dodatkowej integracji. Przed zakupem programu warto jednak sprawdzić, czy dotychczasowe oprogramowanie już obsługuje KSeF i czy jego aktualizacja nie jest dostępna w ramach obecnej opłaty.

Obowiązek korzystania z KSeF dotyczy także podatników zwolnionych z VAT, jeżeli wystawiają faktury objęte nowymi zasadami. Samo zwolnienie z VAT nie oznacza zwolnienia z KSeF.

Co z karami za błędy w KSeF?

20 października 2026 roku Rada Ministrów przyjęła projekt ustawy przewidujący odroczenie stosowania kar pieniężnych za błędy związane z KSeF do 31 grudnia 2027 roku. Projekt trafił do Sejmu, ale na dzień przygotowania materiału nie był jeszcze obowiązującym prawem.

Propozycja ma ułatwić przedsiębiorcom dostosowanie się do systemu. Nie oznacza jednak odroczenia samego obowiązku wystawiania faktur w KSeF ani zwolnienia z prawidłowego rozliczania podatków. Więcej informacji zawiera komunikat Ministerstwa Finansów z 20 października 2026 roku.

Dla najmniejszych firm najważniejsze jest przygotowanie dostępu do KSeF, sprawdzenie sposobu wystawiania faktur i uzgodnienie organizacji pracy z księgowością przed 1 stycznia 2027 roku. Odkładanie tych czynności na ostatni dzień grudnia może utrudnić spokojne rozpoczęcie pracy w nowym systemie.