KSeF с 2027 года: что нужно подготовить малому бизнесу?

С 1 января 2027 года завершается переходный период в Национальной системе электронных счетов-фактур Польши (Krajowy System e-Faktur, KSeF) для самых маленьких предпринимателей. Компании, которые до сих пор могли выставлять счета-фактуры вне системы благодаря месячному лимиту в 10 тыс. злотых брутто, должны будут перейти на новые правила. Это касается и небольших предприятий, работающих в Люблине и Люблинском воеводстве.

До конца 2026 года осталось менее двух месяцев. Это время стоит использовать для проверки доступа к системе, выбора программы для выставления счетов-фактур и согласования порядка работы с бухгалтером или бухгалтерской фирмой. Не каждой компании необходимо платное программное обеспечение, однако каждый предприниматель, на которого распространяется обязанность, должен понимать, как правильно выставлять и получать счета-фактуры.

KSeF: кого затронет обязанность с 2027 года?

KSeF представляет собой государственную систему для выставления, получения и хранения структурированных счетов-фактур, то есть электронных документов установленного формата. Обязательное использование системы вводится поэтапно:

• С 1 февраля 2026 года для налогоплательщиков, у которых стоимость продаж с учётом налога в 2024 году превысила 200 млн злотых.
• С 1 апреля 2026 года для остальных предпринимателей, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.
• С 1 января 2027 года для самых маленьких предпринимателей, пользующихся временным послаблением, связанным с месячным лимитом в 10 тыс. злотых брутто.

Последняя дата не означает, что все небольшие компании могут откладывать внедрение системы до января. Некоторые из них уже раньше попали под действие новых правил, поскольку превысили установленный лимит или не соответствовали условиям временного освобождения.

Как работает месячный лимит в 10 тыс. злотых?

До 31 декабря 2026 года предприниматель может продолжать выставлять счета-фактуры вне KSeF, если общая стоимость продаж, документируемых счетами-фактурами, подлежащими обязательному оформлению через KSeF, не превышает 10 тыс. злотых брутто в месяц. При этом речь идёт не об общем обороте компании.

В указанный лимит, в частности, не включаются продажи потребителям, оформленные потребительскими счетами-фактурами, а также продажи, учитываемые исключительно через кассовый аппарат. Обязанность выставлять потребительские счета-фактуры через KSeF не введена. Такие документы можно оформлять в системе добровольно.

Пример: небольшая компания, оказывающая услуги, выставила в ноябре три счёта-фактуры по 2500 злотых брутто каждый. Общая сумма составляет 7500 злотых, поэтому предприниматель может продолжать пользоваться временным послаблением. Однако если он выставит ещё один счёт-фактуру на 3000 злотых брутто, общая сумма достигнет 10 500 злотых. Уже этот четвёртый счёт-фактура должен быть выставлен через KSeF, как и все последующие документы, на которые распространяется соответствующая обязанность.

После превышения лимита вернуться к выставлению таких счетов-фактур вне системы нельзя, даже если в следующем месяце их общая стоимость снова окажется ниже 10 тыс. злотых.

Подробные разъяснения и примеры доступны на официальной странице KSeF, посвящённой лимиту в 10 тыс. злотых.

Получать счета-фактуры через KSeF необходимо уже сейчас

Важно различать выставление и получение документов. Даже предприниматели, которые могут выставлять счета-фактуры вне KSeF до конца 2026 года, по общему правилу уже обязаны получать их через систему. Обязанность получения счетов-фактур через KSeF действует с 1 февраля 2026 года, с исключениями, предусмотренными законодательством.

Это означает, что небольшая компания должна иметь возможность проверять счета-фактуры, выставленные поставщиками и контрагентами через KSeF. Стоит заранее согласовать с бухгалтерской фирмой, кто будет отвечать за их получение и проверку.

Как подготовить компанию к 1 января 2027 года?

До конца года предпринимателю следует выполнить несколько основных действий:

• 1. Проверить срок возникновения обязанности. Выяснить, продолжает ли компания пользоваться переходным периодом или уже должна была начать выставлять счета-фактуры через KSeF.
• 2. Получить доступ к системе. Предприниматель, ведущий индивидуальную хозяйственную деятельность, может воспользоваться, в частности, доверенным профилем Profil Zaufany или квалифицированной электронной подписью. Компания, не имеющая соответствующей квалифицированной электронной печати, по общему правилу должна назначить уполномоченное лицо с помощью формы ZAW-FA.
• 3. Выбрать инструмент для выставления счетов-фактур. Можно воспользоваться бесплатными приложениями Министерства финансов или бухгалтерской программой, интегрированной с KSeF.
• 4. Предоставить необходимые полномочия. Если счета-фактуры обрабатывает бухгалтер, бухгалтерская фирма или сотрудник, необходимо определить объём доступа к системе.
• 5. Протестировать выставление счетов-фактур. Стоит заранее ознакомиться с тестовой средой и проверить корректность работы выбранного программного обеспечения.
• 6. Определить порядок действий при возникновении проблем. Необходимо знать, что делать в случае недоступности KSeF или технических затруднений.

Нужно ли покупать программу для KSeF?

Нет. Министерство финансов предоставляет бесплатные решения, в том числе Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja Mobilna KSeF и e-mikrofirma. Для предпринимателя, выставляющего несколько счетов-фактур в месяц, таких инструментов может быть достаточно.

Компаниям, оформляющим больше документов, ведущим интернет-продажи или использующим сложные бухгалтерские системы, может потребоваться дополнительная интеграция. Однако перед покупкой программы стоит проверить, поддерживает ли используемое программное обеспечение KSeF и не входит ли необходимое обновление в уже оплаченный тариф.

Обязанность использовать KSeF распространяется также на налогоплательщиков, освобождённых от НДС (VAT), если они выставляют счета-фактуры, подпадающие под новые правила. Само по себе освобождение от НДС не означает освобождения от KSeF.

Что со штрафами за ошибки в KSeF?

20 октября 2026 года Совет министров Польши одобрил законопроект, предусматривающий отсрочку применения денежных штрафов за ошибки, связанные с KSeF, до 31 декабря 2027 года. Законопроект поступил в Сейм, однако на дату подготовки материала ещё не вступил в силу.

Предложенные изменения призваны облегчить предпринимателям адаптацию к системе. Однако они не означают переноса самого срока обязательного выставления счетов-фактур через KSeF или освобождения от правильного налогового учёта. Более подробная информация содержится в сообщении Министерства финансов от 20 октября 2026 года.

Для самых маленьких компаний главное сейчас — подготовить доступ к KSeF, проверить порядок выставления счетов-фактур и согласовать организацию работы с бухгалтерией до 1 января 2027 года. Если отложить эти действия на последний день декабря, начать работу в новой системе без лишних сложностей будет значительно труднее.